W prowadzeniu księgowości w firmie bardzo ważne jest przechowywanie odpowiednich dokumentów księgowych. Wszystkie dokumenty księgowe powinny być przechowywane w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami prawa. Poniżej przedstawiam najważniejsze informacje dotyczące przechowywania dokumentów księgowych.

Jakie dokumenty księgowe powinny być przechowywane?

Do dokumentów księgowych zaliczamy wszystkie dokumenty związane z prowadzeniem księgowości w firmie. Są to m.in. faktury, rachunki, umowy, wyciągi bankowe, dowody wpłat i wypłat, deklaracje podatkowe i ZUS, dokumenty dotyczące kadr i płac oraz wszelkie inne dokumenty związane z działalnością firmy.

Jak długo powinny być przechowywane dokumenty księgowe?

Okres przechowywania dokumentów księgowych zależy od ich rodzaju i dotyczy on różnych okresów czasowych. Poniżej przedstawiam przykładowe okresy przechowywania poszczególnych dokumentów księgowych:

• faktury – 5 lat od końca roku, w którym zostały wystawione,
• rachunki – 5 lat od końca roku, w którym zostały opłacone,
• umowy – 10 lat od końca roku, w którym zostały zawarte,
• wyciągi bankowe – 5 lat od końca roku, w którym zostały wystawione,
• dowody wpłat i wypłat – 5 lat od końca roku, w którym zostały dokonane,
• deklaracje podatkowe i ZUS – 5 lat od końca roku, za który są składane,
• dokumenty dotyczące kadr i płac – 10 lat od końca roku, w którym zostały sporządzone,
• inne dokumenty związane z działalnością firmy – okresy przechowywania zależą od ich rodzaju i okoliczności.

Ważne jest, aby przechowywać dokumenty księgowe w sposób zgodny z przepisami prawa. Oznacza to, że dokumenty powinny być przechowywane w sposób bezpieczny, w odpowiednich miejscach, chronione przed dostępem osób niepowołanych oraz w sposób umożliwiający łatwe ich odnalezienie w razie kontroli czy audytu.